Audits ROC, Specific en LUC vergunning

Audits voor ROC vergunninghouders gestart: vragenlijsten verstuurd door toezichthouder ILT

Sinnds het voorjaar van 2021 zijn drie inspecteurs van ILT gestart met het auditen van drone opleidingsinstituten én van drone-operators. In september kregen ROC operators een vragenlijst toegestuurd door de toezichthouders. Dit document wordt door ILT gebruikt om informatie te verzamelen over je organisatie en om te bepalen op welke wijze toezicht plaats kan vinden.

Hoe moet je op audits voorbereiden? Wat kun je ongeveer verwachten? Wat is de bedoeling van de inspecties?

Bedoeling van de audits

In de luchtvaartwereld zijn audits heel normaal. Ze zijn niet bedoeld om iemand ‘af te straffen’ of te beboeten of om een vergunning in te trekken, maar om de luchtvaart nog altijd veiliger te maken en telkens te blijven verbeteren. De audits zijn nu vooral nog verkennend en om van te leren. De ILT inspecteurs zijn nieuwsgierig naar de praktijk en hoe je deze praktijk terugziet in de procedures en het operationeel handboek. De belofte van ILT is dat elke drone-operator elke twee jaar een audit mag verwachten. Met een LUC (Light UAS Operator Certificate) ligt de frequentie hoger én zal de operator zelf ook audits moeten uitvoeren.

Wat kun je verwachten?

Je mag verwachten dat de inspecteurs willen spreken met zowel de Accountable Manager als met de Safety Officer. Het draait hierbij om de verbeterpunten die in het proces zijn doorgevoerd. Een voorbeeld: stel dat je een (bijna) ongeluk hebt gehad. Dan is het belangrijk deze te evalueren met de Safety Officer en de verbeterpunten vast te leggen én door te voeren. Misschien is een wijziging in de procedures nodig, bijvoorbeeld om eerst op 10 meter hoogte te hoveren en tests uit te voeren, alvorens je de automaat aanzet. Deze wijziging én vastlegging zijn interessant tijdens de audit en dat geeft vertrouwen.

Hoe moet je je voorbereiden?

In jullie Operationeel Handboek staat een procedure voor de Safety Officer beschreven waarin een periodieke (vaak tweejaarlijkse) evaluatie wordt gedaan met de Accountable Manager. De verbeterpunten uit dat overleg uitvoeren en vastleggen is een belangrijke eerste stap. Zorg er verder voor dat het laatste handboek altijd bij ILT ligt want dat is de basis voor de audit. Check ook nog eens of alle papieren up to date zijn. Natuurlijk zullen de toezichthouders rekening houden met de complexiteit én de volwassenheid van de organisatie.

Doorpraten over de audits? Neem contact met ons op. 

Wij geven regelmatig trainingen over de EU regelgeving, ConOps, PDRA’s en SORA en bij voldoende vraag ook over audits. Kijk in de agenda. Ook helpen wij ROC operators bij omzetting en bieden wij het up to date houden van handboeken aan.